Как написать сопроводительное письмо к резюме и коммерческому предложению: примеры и пояснения

Как написать сопроводительное письмо для резюме и коммерческого предложения

Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. И именно умением выстраивать системы копирайтер отличается от других людей, которые просто умеют писать. Слишком абстрактно? Давайте предметно.

Представьте, что у Вас есть резюме (о том, как его писать мы подробно рассматривали здесь) или коммерческое предложение (детальный практикум по разработке тут). И вот, Вы готовы отправить его рекрутеру или потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.

Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско. Обидно.

Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше.

Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа

Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.

Связка сопроводительного письма и документа

Связка сопроводительного письма и документа

Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.

Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.

Как написать сопроводительное письмо: ключевые моменты на примерах

В 95% случаев сопроводительное письмо отправляется по Email. Поэтому основной акцент мы сделаем именно на этом медиаканале. Если Вы используете регулярную почту или факс, то многие из этих рекомендаций также актуальны, но требуют некоторую подстройку. О ней я тоже расскажу чуть ниже.

Первое, что Вы должны донести до человека — это причину, по которой он вообще должен открывать Ваше письмо и читать приложенный к нему документ. Другими словами, Вы должны ответить на главный вопрос: “Зачем?”.

1. Тема письма

Начинается все с темы. И здесь более половины людей допускают грубейшие ошибки. Парадоксально, но больше всего ошибок допускают именно неопытные копирайтеры, т.к. пытаются применить в теме письма оригинальные заголовки, которые здесь совершенно не нужны.

Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает резюме.

Примеры плохих тем для письма

Для резюме:

  • Вакансия (вакансий может быть много, неясно, на которую из них отклик… и отклик ли вообще?)
  • Больше вы такого сотрудника не найдете! (ни одного полезного слова; таких тем приходит много)
  • Поздравляю! Вы нашли своего лучшего программиста! (слишком дерзко; впрочем, могут позвать чисто из любопытства, но в большинстве случаев письмо даже не читают)
  • (без темы)

Для коммерческих предложений:

  • Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)
  • Металлопрокат со скидкой 50%!!! (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)
  • А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться; в B2B-сегменте чаще всего остается без внимания)
  • Предлагаем рассмотреть возможность закупки у нас холодильного оборудования по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)

В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Без выпендрежа. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал, разгребая почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.

Примеры хороших тем для письма

Для резюме:

  • Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.
  • Резюме (коммерческий директор) — Иванов И.И.

Первая тема используется для “холодного” отклика, т.е. когда Вы еще не общались ни с HR-ом, ни с другим представителем компании. Вторая тема используется после предварительной беседы, например, по телефону, когда Вы договорились об отправке резюме, и человек его ждет.

Главное преимущество такой темы — человек уже знает, что внутри, и легко может найти Ваше письмо в потоке корреспонденции (если потом будет нужно). Но, главное, человек будет Вам просто благодарен за то, что Вы сэкономили его время и предоставили нужную информацию. Максимально просто и доступно. Где благодарность — там расположение. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Для коммерческих предложений:

  • Поставки металлопроката (ООО “Ваша компания”)
  • Заказы на строительство домов (например, если Вы предлагаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
  • Техническое обслуживание серверов
  • Коммерческое предложение на грузоперевозки (ООО “Ваша компания”) (если Ваше КП уже ждут)

Здесь нужно прояснить один важный момент. В отличие от сопроводительного письма для резюме, для коммерческих предложений спектр тем гораздо шире и зависит от типа КП: “холодное” или “горячее”.

В случае с “холодным” типом КП у Вас де-факто обычный спам, и заголовки могут быть любыми. Главное — чтобы они привлекли внимание получателя и заставили его открыть и прочитать письмо.

В случае с “горячим” коммерческим предложением можно не выпендриваться, поскольку информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.

В последнее время я провожу много экспериментов с “холодными” КП и заметил, что даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более развернутую информацию.

Обычное письмо. Бумажное.

Эх… А помните, когда интернета не было и использовались обычные письма? Все-таки, была в них какая-то романтика. Да и хранить можно было. Для воспоминаний. Все-таки, как ни крути, у электронных писем ценность намного меньше.

2. Текст письма

Сопроводительное письмо не должно быть большим. Как правило, объема до 500-700 знаков более чем достаточно, чтобы донести суть и перевести читателя на основной документ.

Длинные “простыни” все равно никто читать не станет. Особенно “на холодную”. Более того, чем больше абстрактного текста, тем меньше желание его читать и больше раздражение, поскольку Вы не уважаете время человека.

Помните: что чем сильнее Вы облегчаете человеку жизнь, чем проще доносите до него информацию (полезную информацию, разумеется), тем больше он к Вам расположен. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Далее, для лучшего понимания давайте рассмотрим отдельно тексты сопроводительного письма для резюме и коммерческих предложений с примерами.

Текст сопроводительного письма для резюме

Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:

Плохой пример! Не повторять!

Здравствуйте!

Я посмотрел вакансию менеджера по продажам в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.

Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое резюме, которое прилагаю.

Спасибо.

Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель (на должность копирайтера, почему-то, особенно) думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то волей-неволей начинает дергаться бровь.

Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.

Пример правильного сопроводительного текста для резюме

Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.

День добрый!

Я хочу пройти собеседование на вакансию коммерческого директора в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил автономный отдел продаж из 40 человек, увеличив его эффективность на 178%.

Все подробности в резюме, которое прилагаю.

Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ

Отличного дня!

Обратите внимание на несколько простых трюков, которые использовались в тексте письма.

  1. Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
  2. Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
  3. Мы делаем затравку и связку с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете. Это все равно что найти карту сокровищ и захотеть исследовать ее.
  4. Несмотря на то что сопроводительное письмо сравнительно небольшое, оно написано по модели AIDA.

Идею Вы поняли. Давайте подытожим, чего быть в сопроводительном письме не должно.

  1. Абстрактного самолюбования (Я — венец коммуникабельности и работоспособности).
  2. Бульварных заигрываний (Почему подхожу именно я? Я вам отвечу! Я — The Best!).
  3. Информации, не относящейся к делу (Все началось еще в школе. Я тогда носил штаны с зачесом и дурацкий свитер).
  4. Излишней оригинальности (Повелитель продаж покорит Вашу душу!)
  5. Панибратства (Привет! Я слышал, у тебя есть крутая вакансия, давая я своего кореша подгоню).
  6. Приторного хвастовства (Я выведу вашу компанию на новый уровень и перегрызу глотку любому, кто станет у меня на пути!).
  7. Компрометирующих Email-адресов (malishkalove98@gmail.com)

Текст сопроводительного письма для коммерческого предложения

В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней свободы. Дело в том, что здесь есть как минимум четыре варианта.

Вариант №1: “горячее” КП (или другие документы)

В этом варианте от Вас ждут документы по предварительной договоренности. Поэтому письмо простое и типовое. Я бы даже сказал, техническое.

Пример:

Коммерческое предложение и протокол согласования

День добрый, %имя%

Высылаю коммерческое предложение и протокол согласования цены, как и договаривались.

Отличного дня!

Больше здесь ничего не нужно, т.к. от Вас по умолчанию ждут информацию из приложения. Единственное исключение — это если Вам нужно, чтобы получатель обратил внимание на те или иные моменты. Тогда Вы их также прописываете в письме. Например, напоминаете, что до конца акции с 50%-й скидкой остается всего 2 дня.

Вариант №2: “холодное” КП без письма

Это одна из разновидностей спама. Суть ее в том, что Вы вместо сопроводительного письма используете текст коммерческого предложения и отправляете массово по таргет-листу. В идеале — с персонализацией.

Такой подход работает не всегда, но у меня есть несколько кейсов, в которых он себя полностью оправдал и показал результат выше, чем в других вариантах, о которых Вы прочтете ниже.

Главное достоинство такого подхода — человеку не нужно скачивать или открывать приложенный файл. Вся информация доносится прямо в письме и сокращает количество лишних кликов. Меньше кликов — выше конверсия. Но не всегда, и об этом нужно помнить.

Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения

В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного КП. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать компред. Посмотрите, как это реализуется на примере.

Печатная продукция

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперПринт”, и я хочу полностью закрыть Вашу потребность в печатной продукции.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, бонусный тираж и доставку из типографии в течение 24 часов,даже в выходные дни.

Позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.

Отличного дня!

Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Без выпендрежа. Без копирайтерских ухищрений. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших товарах и/или услугах.

Вариант №4: сопроводительное письмо + “холодный” компред

Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Мало того что отправляют спам, так еще и с вложением, — неслыханная наглость!”

В остальном сохраняется общее идейное направление:

  1. Представляемся
  2. Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
  3. Интересуем выгодным предложением
  4. Переводим на вложенный файл

Посмотрите, как это выглядит на примере.

Поставки металлопроката

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперМеталлопрокат”, и я хочу стать эксклюзивным поставщиком металлопроката для Вашей компании.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, доставку партии до 200 тонн в течение 24 часов в любую точку Москвы и Московской области, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.

Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

Отличного дня!

Обратите внимание на слово “эксклюзивный”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах. Я подробно опишу эту технику в одной из последующих статей.

Очень важное исключение

Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге

Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге и на «своем» языке.

Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому что есть аудитория, которая не привыкла так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50+). Такие люди многое повидали и привыкли к двум вещам:

  1. Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
  2. Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.

Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками.

Уважаемый Иван Иванович!

Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” как сертифицированного строительного материала для Ваших производственных линий.

Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки и закупке металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” через соответствующие процедуры, экономия средств на закупках для Вашего предприятия составит более 2 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества продукции, предъявляемого ГОСТ.

Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.

Сложно читать, сложно воспринимать, но на то это и исключение.

Образец сопроводительного письма

В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.

Например, если Вы копирайтер и хотите устроиться в IT-компанию техническим писателем, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.

Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.

У Вас все получится!

Искренне Ваш, Даниил Шардаков.

Понравилась статья? Введите Email и узнавайте о новых материалах по почте:

Или поделитесь ей в соцсетях:


Tags: , , ,

Category: Основы копирайтинга

Об авторе ()

Даниил Шардаков, профессиональный копирайтер и опытный интернет-маркетолог. Директор лаборатории продающих текстов SHARDEX и эксперт по копирайтингу крупнейшего белорусского рекламного интернет-агентства. Фанатичен. Ставит цели и достигает их. Скептик по натуре и постоянно ищет научное обоснование всему происходящему. Верит только цифрам и фактам. Женат. Обожает приступы энтузиазма и терпеть не может рутину, монотонность и скуку.

Реакции (9)

  1. seoonly.ru:

    Очень помогло! Спасибо!

    Ответить
  2. Игорь:

    Толковая статья. Приятно было читать.
    Может быть в теме для «правильного» сопроводительного письма к резюме вместо: «Отклик на вакансию» написать: «Разрешите предложить своё резюме на вакансию…» ?)

    Ответить
    • Даниил Шардаков:

      1. «Отклик на вакансию» в 2 раза короче
      2. Когда Вы спрашиваете разрешения — Вы автоматически ставите себя в позицию просящего. Это слабая позиция. Поэтому я не рекомендую использовать такие темы.

      Ответить
  3. Валентина:

    Даниил,спасибо за ваш сайт и за столь полезные статьи! Я только третий день учусь копирайтингу и счастлива найти ваши детальные рекомендации! Это, действительно, настоящий Ресурс!

    Ответить
  4. Таир:

    Здравствуйте!
    Нуждаюсь в вашем совете.
    Я хочу устроиться копирайтером и попробовать себя на новом поприще, однако профильное образование — Маркетолог/Мелиапланер. Сопроводительное письмо предполагается быть холодным. Как, в таком случае, предложить себя в правильном формате?
    Спасибо.

    Ответить
  5. Владимир:

    Добрый день.
    Я работник банковской сферы и активно ищу работу.
    Все примеры сопроводительных писем и как их писать базируются на том, что в компании уже есть какие-либо вакансии. В банковской системе не все так гладко, — с вакансиями вопрос. Соответственно для того, что бы устроиться в нужный банк на желаемую должность если в нем нет вакансий, необходимо доказать, что ты лучше, чем тот сотрудник, который сейчас занимает эту должность, либо ее в банке вообще нет, но если ее открыть/создать под вас, то банк получит, например, значительные дивиденды. Для знакомства с топ-менеджментом таких банков, я использую соц-сети, и многие из них добавляют меня к друзьям. Далее идет письмо этим лицам с предложением своей кандидатуры. Подскажите, как таком случае должно выглядеть сопроводительное письмо? Интересует даже не все письмо, а только его начало, после приветствия.

    Ответить
  6. влад:

    Свежо. Интересно. Хорошее фото. Напишу статью о счастье и положительных эмоциях.

    Ответить
  7. Sr:

    Добрый день, Даниил.

    Прошу уточнить:

    1. что писать в сопровидительном, если вакансия не полностью по функционалу совпадает с той позицией, на которой вы работаете сейчас/ работали на прошлой работе (при этом у вас есть продолжительный опыт работы (свыше 1года) по данной специальности ранее, несколько лет назад) ?

    т.е фраза в сопроводительном письме к резюме «На предыдущей работе занимал аналогичную должность» будет неуместна.
    Возможно как вариант в таком случае писать — имею опыт данной работы в течение Х лет, выполнял функции (перечень схожих обязанностей) на прошлой работе?

    Насколько будет уместна фраза о том, что общий стаж работы в сфере, куда хотите зайти (например маркетинг), составляет Y лет ?

    2. Что писать, если вакансия лежит полностью в другой сфере. Например (тех. специалист с опытом работы инженера хочет устроиться в торговую компанию по продаже профильного оборудования/ материалов или маркетологом в компанию по производству/монтажу инженерных систем) ?

    Уместно ли будет какое то замечание о причинах смены вида профессиональной деятельности ?

    Ответить
  8. Ирина:

    А мне вся статья была интересна. Недавно пыталась найти себе подработку через интернет и потребовалось составить резюме.
    Даже на плохенькую подработку! И все. Я встряла!
    Как раз вот то, чего не должно быть в письмах,валится тоннами из ящиков.Особенно панибратство, хвастовство,ненужная оригинальности. Сразу — в корзину!

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Hide me
от Даниила Шардакова
Имя * Email *
Show me
Читайте ранее:
Практика создания коммерческого предложения по шаблону на примерах
ПРАКТИКУМ: составляем “холодное ” коммерческое предложение по универсальному шаблону (на примерах)

Приветствую! На связи снова Даниил Шардаков, и сегодня у нас время очередного практикума. Этот выпуск внеочередной, т.к. я не планировал...

Закрыть